Managementassistent Facilitaire dienst

Intro

Ben jij de toekomstige managementassistent bij de Facilitaire dienst? Jij bent de onmisbare schakel in het reilen en zeilen van het cluster Supply Chain. Als tweede geheugen van de clustermanager en met ogen en oren wijd open, zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Wat ga je doen?

• Planning en verslaglegging van interne overleggen op cluster management team niveau: Jij bent de spin in het web bij de organisatie van interne overleggen binnen het cluster. Je zorgt niet alleen voor een gestroomlijnde planning, maar ook voor nauwkeurige verslaglegging van diverse overleggen. Ook bewaak je de actiepunten die voortkomen uit deze overleggen.
• Agendabeheer van de clustermanager: Als agenda-goeroe bewaak je de agenda van de clustermanager. Geen dubbele boekingen of vergeten afspraken in de agenda(‘s) die jij beheert.
• Administratieve afhandeling van cluster gerelateerde zaken: Jij bent de administratieve duizendpoot die zich bezighoudt met indiensttreding van nieuwe medewerkers, gast-toelatingen en het bijhouden van autorisaties. Alles moet goed lopen!
• Zelfstandig organiseren van bijeenkomsten: Of het nu gaat om vergaderingen  of een afdelingsuitje, jij regelt het tot in de puntjes.
• Overige secretariële en administratieve werkzaamheden: Denk aan correspondentie, archivering, en andere dagelijkse taken die jouw expertise vereisen.
• Waarneming van collega managementassistenten bij afwezigheid: Als lid van het team managementondersteuning zijn wij elkaars back-up.

Wat neem je mee?

• HBO werk- en denkniveau of een afgeronde secretaresse opleiding en relevante werkervaring: minimaal 2 tot 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie.
• Digitale systemen expertise: Office365, Teams, Sharepoint, zijn geen probleem voor jou. Je navigeert moeiteloos door deze digitale landschappen en complex agendabeheer schrikt jou niet af.
• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal: Je communiceert helder en effectief, zowel mondeling als schriftelijk.
• Stevig in je schoenen: Je laat je niet snel uit het veld slaan, je bent flexibel en probleemoplossend. In een dynamische omgeving voel jij je als een vis in het water.
• Contactuele vaardigheden en gevoel voor verhoudingen: Je beweegt soepel tussen verschillende lagen in de organisatie. Je begrijpt de dynamiek en weet hoe je met tact en empathie kunt communiceren.
• Proactief, accuraat en stressbestendig: Je weet de juiste prioriteiten te stellen, toont initiatief en kunt multitasken.
• Passie voor ondersteuning: Het ondersteunen geeft jou energie. Je bent een kei in het bewaren van overzicht en structuur.
• Teamplayer: Samenwerken zit in je DNA.
• Integriteit: Voor jou is eerlijkheid en betrouwbaarheid vanzelfsprekend. Je handelt integer en met respect voor anderen.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 2.932 tot € 3.923 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris. Vanaf 1 juli 2025 is er een salarisverhoging van 3%. Zie hier meer informatie over de verbeterde arbeidsvoorwaarden.
• Vakantie-uren: 190,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding à €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Waar ga je werken?

Welkom bij de Facilitaire dienst (FD) van Amsterdam UMC!

Bij ons staat één missie centraal: samen ondersteunen we de zorg van vandaag en morgen. Met zo’n 700 toegewijde medewerkers vormen we een hecht team. Samen zorgen we ervoor dat alle ondersteunende processen soepel verlopen.

Logistiek, Eten en Drinken, Schoonmaak, Publieksservice en beveiliging zijn de kerngebieden waarin we excelleren.

De samenvoeging van de facilitaire diensten van de locaties AMC en VUmc heeft geleid tot één krachtige entiteit: Facilitaire dienst Amsterdam UMC. Het nieuwe organogram is als een goed georkestreerd symfonie: vier clusters die naadloos samenwerken:

• Supply Chain: inkoop. Decentrale bevoorrading, voorraadbeheer, post, goederenontvangst én het transport van afval, linnen en textiel. Wij zorgen dat alles op tijd en op de juiste plek is.
• Zorgondersteuning: van patiëntenvoeding, schoonmaak en ongediertebestrijding tot beddencentrale, patiëntenlogistiek, banqueting, personeelrestaurants en rolstoelen: wij zorgen dat alles om de zorg heen klopt.
• Services & Veiligheid: beveiliging, mobiliteit, servicedesks, vormgeving, receptie, telefooncentrale, verhuiscoördinatie, vrijwilligers én security & riskmanagement – voor een veilige en gastvrije omgeving
• Staf & Projecten: Wij ondersteunen de hele Facilitaire dienst met communicatie, relatiemanagement, contractbeheer, informatiemanagement, functioneel beheer, kwaliteit- en VGM-coördinatie en FD-projecten.

En dan hebben we nog Finance, rechtstreeks onder de directeur. De financiële backbone van onze dienst.

Team Managementondersteuning: Dit team van vier enthousiaste en gedreven professionals werken goed samen. Zelfstandig voeren ze hun werk uit, met oog voor detail en een flinke dosis pro-activiteit.

Klinkt dit als een uitdaging waar jij zin in hebt? We kijken ernaar uit om je te verwelkomen in ons team!

Sollicitaties zullen zoveel als mogelijk doorlopend in behandeling worden genomen. Wanneer er een geschikte kandidaat is gevonden, zal de vacature eerder sluiten. Heb je interesse? Wacht dan niet met solliciteren!

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Marie-Christine van der Meer, via 06-10669785 of mc.vdmeer@amsterdamumc.nl.   

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Charlotte Veen, recruitment adviseur, via 06-21909282 of c.s.veen@amsterdamumc.nl. 

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Bekijk wat het inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is. 

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt op prijs gesteld.