Ben jij een ervaren HR-professional met een passie voor personeelsadministratie en processen? Werk je graag samen en help je graag bouwen? Dan is deze rol jou op het lijf geschreven. Een mooie kans om jouw ervaring en expertise in te zetten in ons dynamische topklinische ziekenhuis! 

Jouw nieuwe baan

Haga medewerkers vinden dagelijks met uiteenlopende vragen hun weg naar onze afdeling HR-Services. Van inhoudelijke vragen over de loonstrook, verstrekken van werkgeversverklaringen tot het aanvragen van accounts en autorisaties voor het personeelsmanagementsysteem (Afas). 
De afdeling bestaat uit een aantal sub teams: Functioneel applicatie beheer, Personeelsadministratie en Salarisadministratie. Als senior medewerker met coördinerende taken ben je verantwoordelijk voor de functionele aansturing van team Personeelsadministratie. Je houdt het overzicht op het werk dat gedaan moet worden en werkt ook mee in de dagelijkse operatie. Je zorgt voor een efficiënte en effectieve uitvoering van de werkzaamheden, je bewaakt de kwaliteit van onze dienstverlening en je zorgt er voor dat iedere maand alle mutaties tijdig aangeleverd zijn bij de collega’s van de Salarisadministratie. Zie je mogelijkheden tot verbetering? Dan neem je het initiatief om dit op te pakken en je bewaakt de voortgang.

Het HagaZiekenhuis is volop in beweging en dat merken wij ook op onze afdeling. In maart 2023 zijn we gefuseerd met het voormalige LangeLand Ziekenhuis in Zoetermeer. Op HR-administratief gebied zijn er dan ook nog flink wat efficiëntie- en professionaliseringsslagen te maken tussen de beide locaties, hier zitten we nog middenin. Voor jou een mooie uitdaging om jouw expertise op het gebied van personeelsadministratie in te zetten, want er is volop ruimte voor jouw ideeën en suggesties om processen te verbeteren en/of anders in te richten. We openen bijvoorbeeld medio 2024 ‘het Medewerkersplein’. Jouw input om dit plan, samen met HR-collega’s, verder vorm te geven en uit te werken, wordt erg op prijs gesteld. 

Jouw werkzaamheden bestaan verder uit:

• bewaken, controleren en registreren van de voortgang in het HR-Services team en de aansluiting op de geldende wet- en regelgeving, zodat er een optimale eerstelijns dienstverlening is aan (nieuwe)medewerkers, het management en collega’s binnen HR;
• (nieuwe) wet-, en regelgeving op gebied van arbeidsvoorwaarden en rechtspositie vertalen naar administratieve processen. Je signaleert waar processen beter kunnen en implementeert verbetervoorstellen; 
• opstellen van werkprocessen en het bewaken van kwaliteit hierin. Waar nodig ondersteun je je directe collega’s bij complexere inhoudelijke vraagstukken;
• deelnemen aan overkoepelende HR-projecten en organisatie brede projecten. Je bent een belangrijke schakel (in de samenwerking) tussen HR-Services en andere collega’s binnen HR zoals HR-Advies, Beleid en Recruitment, maar ook met andere ondersteunende diensten zoals ICT en het Facilitair bedrijf.

Het team en jouw rol in het team

Team HR-Services is onderdeel van de afdeling Mens & Organisatie waar meerdere specialistische HR-teams onderdeel van zijn; Arbo & Gezondheid, Advies, Arbeidsmarkt & Recruitment, Beleid en Arbeidsjuridische dienstverlening, allen ondersteund door het secretariaat. 

Je bent een verlengstuk van de manager HR-services binnen het subteam Personeelsadministratie en rapporteert rechtstreeks aan haar. Het team bestaat op dit moment uit 12 medewerkers verspreid over de 2 Haga locaties. Dit betekent dat je zowel in Den Haag als in Zoetermeer werkzaam bent. Je komt te werken in een gemêleerd team (qua leeftijd en ervaring) van enthousiaste en professionele collega’s. Als senior binnen het team zet je jouw kennis en ervaring in om mee te werken aan de doorontwikkeling van onze afdeling en coach en enthousiasmeer je jouw collega’s waar nodig om het beste uit zichzelf te halen.   

Waarom het HagaZiekenhuis

• Het HagaZiekenhuis is een groot en ambitieus topklinisch (STZ) opleidingsziekenhuis met locaties in Den Haag en in Zoetermeer.
• De mogelijkheid om jouw passie voor het HR-vak uit te voeren in een inspirerende en innovatieve omgeving, waarbij je te maken krijgt met uiteenlopende vraagstukken.
• Je kunt bij ons écht het verschil maken met jouw expertise, ervaring en enthousiasme. Je wordt verwelkomd in een enthousiast en gemotiveerd team.
• We werken continu samen, ieder binnen het eigen vakgebied, aan het verbeteren en innoveren van onze zorg en bedrijfsprocessen. We bieden ruimte om zelf initiatief te nemen en te werken aan de zorg voor morgen.

Wat breng jij mee?

Je bent een klant- en mensgerichte coördinator en werkt graag in een dynamische omgeving en bent goed in staat om vorm te geven aan verandering. Je bent resultaatgericht, kijkt goed over de processen heen, zet problemen helder uiteen, je neemt het initiatief in het zoeken naar oplossingen en brengt de juiste mensen bij elkaar. Het coachen van collega’s gaat je goed af, je deelt graag je kennis maar staat ook open voor feedback. Je staat stevig in je schoenen, beschikt over een gezonde dosis overtuigingskracht en je kunt goed omgaan met weerstand.

Verder beschik je over:

• hbo werk- en denkniveau en je hebt ruime ervaring binnen de personeelsadministratie en sterke affiniteit met salarisadministratie. Beantwoorden van eerste lijnsvragen m.b.t salaris zijn geen enkel probleem voor jou;
• ervaring in een grote complexe en dynamische werkomgeving. Je bent flexibel en laat je niet zo snel gek maken door de hectiek en dynamiek die dit soms met zich mee kan brengen;
• kennis van Afas en workflows;
• ervaring in het coördineren en (functioneel) aansturen van medewerkers binnen een personeelsadministratie;
• kennis van relevante wet- en regelgeving en eventueel de Cao Ziekenhuizen;
• uitstekende communicatieve vaardigheden. Afstemmen en samenwerken met collega’s (ook van andere afdelingen) gaat je makkelijk af.

Hier kun je op rekenen

• Een dienstverband van 32 uur per week, je werktijden en -dagen zijn in overleg.
• Een salaris conform de Cao Ziekenhuizen in FWG 50 of 55 (afhankelijk van werkervaring), op basis van een 36-urige werkweek. 
• 8,33% vakantietoeslag en 8,33% eindejaarsuitkering naast je salaris. 
• Haga arbeidsvoorwaarden, welke van toepassing zijn voor zowel interne als externe sollicitanten.
• Een contract voor bepaalde tijd bij werkgever HagaZiekenhuis. Met de intentie voor een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Je bouwt een goed pensioen op bij  Pensioenfonds Zorg en Welzijn.
• Goede bereikbaarheid; bus-/tramhalte in de nabijheid van zowel locatie Den Haag als Zoetermeer. Je ov-kosten worden tot maximaal 50% vergoed (naar rato van je contracturen en tot het fiscaal maximum) wanneer je een maand- of jaarabonnement hebt. 
• Met een parkeerabonnement kun je jouw auto parkeren in de overdekte parkeergarage. En er is voldoende ruimte om je fiets overdekt te stallen.

Vragen stellen of direct solliciteren?

Ben je enthousiast, wacht dan niet langer en solliciteer via de ‘solliciteer’ button op onze werkenbij pagina. We ontvangen je sollicitatie natuurlijk het liefst zo snel mogelijk! Maar de officiële sluitdatum van deze vacature is zondag 12 mei a.s. 

Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met Natalie Kunst (manager HR-Services) via 06 120 335 27. Meer weten over de sollicitatieprocedure of de status van de vacature. Neem dan contact op met Team Recruitment via contactinformatie .

Een aanvraag van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is onderdeel van de sollicitatieprocedure.