Bestuurssecretaris

Organisatie

Mensen hulp bieden bij het aanpakken van hun psychische problemen, dat is waar alle medewerkers van Parnassia Groep zich dagelijks met hart en ziel voor inzetten. Iedereen met psychische problemen kan terecht bij de ruim 13.500 professionals van Parnassia Groep. De organisatie bestaat uit verschillende zorgmerken die zijn onderverdeeld in kleinschalige teams. Deze teams werken vanuit meer dan 400 locaties in een uitgestrekt gebied, met Noord-Holland, Haaglanden en Rijnmond (inclusief de Zuid-Hollandse eilanden) als kernen. Door intensieve onderlinge samenwerking, samenwerking met patiënten en met externe partners en door het delen van kennis, wil Parnassia Groep merkbaar betere resultaten bereiken voor patiënten.  

Parnassia Groep zet zich bovendien constant in om de kwaliteit en toegankelijkheid van de geestelijke gezondheidszorg in Nederland vooruit te helpen. Met wetenschappelijk onderzoek, professionele ontwikkeling via de eigen academie en de ontwikkeling en innovatie van nieuwe behandelmethoden.

Parnassia Groep sluit aan op de wensen en behoeften van hun patiënten met oog en gevoel voor diversiteit. Zodat iedereen zich welkom, veilig en begrepen voelt. Parnassia Groep heeft een omzet van ca. € 1 miljard en is de grootste aanbieder van geestelijke gezondheidszorg in Nederland.

Governancestructuur

Parnassia Groep bestaat uit tien verschillende zorgmerken met ieder een eigen specialisme. Voor een goede governance heeft Parnassia Groep een bestuurlijke structuur met drie organen: een Raad van Bestuur, een Raad van Commissarissen en het bestuur van de Stichting Parnassia (AVA) waarin de aandelen van Parnassia Groep BV worden gehouden. De Raad van Bestuur van Parnassia Groep bestaat uit Stephan Valk (voorzitter), Marc Blom (portefeuille zorg) en Sjoerd van Breda (portefeuille financiën en bedrijfsvoering). De onderliggende zorgorganisaties hebben (een) eigen bestuurder(s). Samen met de Raad van Bestuur van Parnassia Groep vormen zij de bestuursraad van Parnassia Groep.

De medezeggenschap heeft een belangrijke plek in de governance van Parnassia Groep. Op centraal niveau is er een Concerncliëntenraad (CCR) en Centrale Ondernemingsraad (COR). Beiden bevatten afgevaardigden van de decentrale cliënten- en ondernemingsraden. Voor meer informatie over Parnassia Groep zie: www.parnassiagroep.nl

Context

Parnassia Groep is de afgelopen jaren flink gegroeid. Door de omvang en diversiteit, in combinatie met de veranderlijkheid van de sector, is de besturing van de organisatie een complexe opgave. Een aantal medewerkers ondersteunt het bestuur daarbij, op uiteenlopende manieren. De Raad van Bestuur wil de efficiency en effectiviteit van deze bestuursondersteuning verbeteren.

Op dit moment zijn de medewerkers bestuursondersteuning gepositioneerd in de Groepsstaf, direct onder de Raad van Bestuur. De Groepsstaf (ca. 24 fte) omvat het secretariaat van de Raad van Bestuur, het Bureau geneesheer-directeur van Parnassia Groep en een aantal generalistische staffuncties. Binnen het Service Centrum zijn onder andere HRM, ICT, Inkoop, Zorgadministratie, Financiën, Kwaliteit en de Academie ondergebracht.

Een verbetering van de bestuursondersteuning vergt meer overzicht over en regie op de inzet van medewerkers die hieraan bijdragen. Daartoe wordt binnen Parnassia Groep een Bureau Bestuursondersteuning (BBO) gevormd, dat bestaat uit twee clusters: de Bestuursstaf en Ondersteuning verandering. Verbetering van de bestuursondersteuning vraagt ook om uitbreiding van het aantal bestuurssecretarissen. Op dit moment hebben de voorzitter van de Raad van Bestuur en het lid met de portefeuille zorg beiden ondersteuning van een bestuurssecretaris. Het (onlangs gestarte) lid van de Raad van Bestuur met de portefeuille financiën en bedrijfsvoering heeft deze ondersteuning niet, maar heeft hier wel behoefte aan. Om die reden is er een vacature voor een bestuurssecretaris bij Parnassia Groep.

Functie

De nieuwe bestuurssecretaris wordt gepositioneerd binnen de nieuw te vormen Bestuursstaf van het Bureau Bestuursondersteuning en fungeert als de rechterhand van het lid van de Raad van Bestuur met de portefeuille financiën en bedrijfsvoering. De bestuurssecretaris is verantwoordelijk voor een effectieve en efficiënte ondersteuning van deze bestuurder over de volle breedte van zijn portefeuilles, zowel in financiële trajecten als op het gebied van ICT, HRM en risicomanagement. Hij/zij ontzorgt op deze gebieden en denkt mee in de breedste zin van het woord, van strategisch tot operationeel. Hij/zij treedt op als sparringpartner van de bestuurder en geeft hem op basis van persoonlijkheid en ervaring advies en biedt ‘countervailing power’. Hij/zij steekt tegelijkertijd de handen uit de mouwen om uitvoerende werkzaamheden te verrichten en werkt hierbij nauw samen met de bestuurssecretarissen van de andere bestuurders.

Gezien de veelheid aan onderwerpen en besluiten die voorliggen bij het lid van de Raad van Bestuur is het van belang om de processen zodanig te stroomlijnen dat hij zich optimaal kan richten op zijn rol. Concreet betekent dit het structureren en bewaken van besluit- en beleidsvorming in de portefeuilles van betreffende bestuurder. Het leggen van de juiste verbindingen tussen mensen, onderwerpen en processen, om daarmee de kwaliteit en integraliteit te bevorderen. Het coördineren van interne projecten en het schrijven van beleidsnotities en memo’s. Het inhoudelijk voorbereiden van de vergaderingen waarvan het lid van de Raad van Bestuur voorzitter is. Het tijdig aanleveren van stukken, waarbij gezorgd wordt voor een goede voorbereiding en het betrekken van de hierbij benodigde partijen. Van belang is dat de nieuwe bestuurssecretaris overzicht creëert en bewaakt binnen de verschillende onderdelen van de Bestuursstaf, met de andere ondersteunende afdelingen en de (ondersteuning van de) zorgbedrijven. De bestuurssecretaris is goed op de hoogte van alles wat speelt en draagt gevraagd en ongevraagd onderwerpen aan ter bespreking. Is tevens, namens het lid Raad van Bestuur, aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.

Dit vraagt om iemand die weet wat er speelt, wie erbij betrokken moet worden en waar de gevoeligheden liggen. Die snapt dat hiërarchie niet de sleutel naar succes is. Iemand die overzicht houdt, grotere verbanden ziet en ontwikkelingen op de agenda krijgt, en tegelijkertijd de puntjes op de i wil zetten en afmaakt wat afgesproken is. Iemand die structuur brengt, maar er goed tegen kan dat de context waarbinnen hij/zij werkt soms chaotisch is en zich niet altijd planmatig (maar organisch) ontwikkelt. Dit vraagt om intellect en stevigheid, maar ook om de nodige humor en flexibiliteit.

De bestuurssecretaris valt onder de Bestuursstaf, rapporteert hiërarchisch aan het hoofd hiervan en functioneel aan het lid Raad van Bestuur met portefeuille financiën en bedrijfsvoering.

Profiel

Functie-eisen
• Academisch werk- en denkniveau, verkregen door een afgeronde universitaire opleiding op bij voorkeur financieel, economisch of bedrijfskundig gebied.
• Minimaal 5 jaar werkervaring, (deels) opgedaan binnen  een complexe professionele omgeving.
• Ervaring in of aantoonbare affiniteit met zorg.
• Bedrijfskundig sterk, met kennis van en visie op moderne organisaties en moderne bedrijfsvoering. • Cijfermatige affiniteit en inzicht.
• Communicatief sterk en beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.

Persoonlijkheidskenmerken
• Sterk in procesverbetering, het aanbrengen van structuur en het voeren van regie.
• Een verbinder die gericht is op samenwerking tussen mensen en processen.
• Een stevige persoonlijkheid met natuurlijk overwicht, maar niet bedreigend.
• Communicatief vaardig en in staat rust te bewaren in een dynamische omgeving.
• Integer, organisatiesensitief en maakt (gevoelige) zaken bespreekbaar.
• Biedt transparantie, vertrouwen en veiligheid.
• Met humor, optimistisch ingesteld en een ontspannen houding.
• Snelle en strategische denker, die het ook leuk vindt om hands-on te werken.
• Behoudt overzicht en weet zowel in- als extern de juiste mensen te betrekken. 
• Een sparringpartner, in staat tot het bieden van countervailing power.
• Nieuwsgierig, ontwikkelgericht en gericht op het zoeken naar oplossingen.

Inzet en arbeidsvoorwaarden

Het betreft een positie voor 32 tot 36 uur per week waarbij de salariëring marktconform is. Standplaats Den Haag.

Selectietraject

De werving en voorselectie van kandidaten voor deze positie is uitbesteed aan Boer & Croon. Boer & Croon voert de eerste gesprekken met kandidaten en draagt 3-5 kandidaten voor bij Parnassia Groep. Daar vindt de verdere selectie plaats. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de procedure. Hieronder de beoogde planning in de volgende weken, waarbij de procedure in augustus wordt afgerond. Indien mogelijk gaat de voorkeur uit naar een startdatum van 1 september van de nieuwe bestuurssecretaris. 

• Week 26 Plaatsing vacature online
• Week 27-28 Search kandidaten en responstermijn (tot 12 juli)
• Week 29 Gesprekken bij Boer & Croon / voordracht van kandidaten bij Parnassia Groep
• Week 33-34 Eerste gespreksronde bij Parnassia Groep (dinsdag 18 augustus en vrijdagochtend 21 augustus)
• Week 35 Vervolggesprekken bij Parnassia Groep/arbeidsvoorwaardengesprek en inwinnen referenties, eventueel assessment center.

Reactie

Indien u geïnteresseerd bent, ontvangt Boer & Croon graag uiterlijk 12 juli uw cv en motivatiebrief. Uw motivatiebrief kunt u richten aan mevrouw J. van der Kruijs. Voor vragen kunt u contact opnemen met Janneke van der Kruijs (via contactinformatie .