Projectfunctionaris Secretariaat en Kwaliteit

Ben jij d¿ energieke en daadkrachtige collega die zich graag bezighoudt met projecten, kwaliteit, procesbewaking en secretariaat en ben je toe aan een volgende stap in jouw carri¿re? Dan is PsyMens op zoek naar jou!

Projectfunctionaris Secretariaat en Kwaliteit

In Woerden, aan de westkant van Utrecht, is vlakbij de afslag van de a12 en om de hoek van het treinstation het hoofdkantoor van PsyMens te vinden.

Bij binnenkomst word je begroet door je enthousiaste collega’s van het secretariaat (zeven secretariaat medewerksters en een hoofd secretariaat) van PsyMens, ComeniusGGZ en de Praktijk voor leer- en gedragsadviezen. Samen vormen jullie een hecht team.

Na je collega’s van het secretariaat begroet te hebben loop je door naar de keuken voor een lekkere kop koffie of thee. Onderweg kom je de collega’s van de afdelingen Human Resources, Financi¿le en Facilitaire Zaken, Systeembeheer, Office Management en Marketing & Communicatie tegen. Weer teruggekomen op je werkplek start de afwisselende werkdag!

Organiseren zit in jouw bloed. Je bloeit op in een dynamische werkomgeving waarin je snel kunt schakelen tussen verschillende onderwerpen en laat je niet uit het veld slaan door ad hoc taken of onverwachte omstandigheden. Je werkt veel samen met het Hoofd Secretariaat, de secretariaat medewerkers en de directieleden.

Het team waarin je komt te werken is hecht, werkt hard en heeft, als ze het zelf mogen zeggen, een gezonde dosis humor.

PsyMens

PsyMens is een middelgrote instelling voor de geestelijke gezondheidszorg en heeft meerdere vestigingen in Midden-Nederland. PsyMens biedt een hooggekwalificeerd, gevarieerd en multidisciplinair behandelaanbod aan volwassenen, kinderen en jongeren die op verandering en verbetering gerichte zorg nodig hebben.

Als Projectfunctionaris Secretariaat en Kwaliteit werk je op het hoofdkantoor in Woerden. Het hoofdkantoor ondersteunt de organisaties op de volgende terreinen: Human Resources, Systeembeheer, Marketing & Communicatie, Secretariaat en Financi¿le en Facilitaire Zaken.

Als Projectfunctionaris secretariaat en kwaliteit heb je een zeer afwisselende functie en houdt je je bezig met diverse werkzaamheden binnen de volgende vier deelterreinen:

1. Projecten

Ondersteunen en ontzorgen van de projectleider (Hoofd Secretariaat) en de directie ten einde projecten succesvol te laten verlopen en af te ronden.

Belangrijkste werkzaamheden:

• Ondersteunt en ontzorgt de projectleider (Hoofd Secretariaat) en de directie
• Voert acties uit die betrekking hebben op een project
• Leidt deelprojecten
• Bewaakt en draagt zorg voor de voortgang van meerdere projecten en de daarbij behorende projectadministratie
• Houdt acties bij en bewaakt lopende activiteiten

2. Kwaliteit

Administratief en praktische uitvoering geven aan het onderhouden van het kwaliteitsmanagementsysteem. Procesmatig ondersteuning bieden bij de implementatie, bewaking en borging van het kwaliteitsmanagementsysteem.

Belangrijkste werkzaamheden:

• Onderhoudt kwaliteitshandboek
• Voert op een structurele wijze wijzigingen door in de fysieke (en digitale) handboeken
• Houdt het kwaliteitsmanagementsysteem up-to-date
• Is aanspreekpunt voor het kwaliteitsmanagementsysteem
• Werkt kwaliteitsdocumenten uit
• Doet voorbereidende werkzaamheden voor (interne) audits
• Begeleidt medewerkers bij (interne) audits
• Voert interne audits uit en bespreekt verbeterpunten met het Hoofd Secretariaat
• Signaleert en spreekt knelpunten door met het Hoofd Secretariaat en doet voorstellen ter verbetering
• Onderhoudt certificeringen en keurmerken
• Signaleert relevante interne en externe ontwikkelingen en bespreekt deze met het Hoofd Secretariaat
• Plant afspraken voor jaarlijkse audits in en bewaakt de afspraken en draagt zorg voor afstemming tussen alle betrokkenen

3. Procesbewaking

Continu bewaken, monitoren en onderhouden van processen, knelpunten bespreken en indien nodig passende acties ondernemen.

Belangrijkste werkzaamheden:

• Bewaakt wachtlijsten, signaleert knelpunten m.b.t. wachttijden en doorstroom cli¿nten en bespreekt deze met het Hoofd Secretariaat
• Bewaakt beschikkingenadministraties en neemt indien nodig passende acties
• Beschrijft en bewaakt werkprocedures
• Verricht voortgangscontroles en bewaakt planningen en afspraken uit het dagelijkse werk

4. Secretariaat

Het aannemen van de telefoon en verzoeken van (interne) klanten, doorverwijzen, het ontvangen van bezoekers en het verstrekken van mondelinge en schriftelijke informatie aan (interne) klanten. Invoeren, verwerken, beheren en archiveren van relevante persoons- en bedrijfsgegevens om een optimale bedrijfsvoering mogelijk te maken.

Belangrijkste werkzaamheden:

• Draait mee op het secretariaat om feeling te krijgen en houden met de operationele werkzaamheden
• Ondersteunt collega’s op het secretariaat
• Fungeert als vraagbaak voor collega’s
• Draagt zorg voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten
• Voert representatieve taken uit
• Levert een bijdrage aan het organiseren van bijeenkomsten en activiteiten
• Verricht correspondentiewerkzaamheden
• Back up bij afwezigheid Hoofd Secretariaat

• Uitdagende en afwisselende functie.
• Leuke collega’s.
• Dienstverband voor 32-36 uur per week.
• Werktijden tussen 8.00 uur en 17.30 uur.
• Jaarcontract met uitzicht op een vast contract bij goed functioneren.
• Arbeidsvoorwaarden conform CAO –GGZ.

• HBO werk- en denkniveau.
• Enkele jaren werkervaring op het gebied van kwaliteit en/of projectondersteuning of binnen de GGZ.
• Affiniteit met de GGZ.
• Een kei in plannen en organiseren en pro-actief.
• Vaardig in het opzetten en aansturen van een (project)groep.
• Stressbestendig, flexibel en goed in overzicht behouden in een dynamische werkomgeving.
• Collegiaal en je hebt net als je collega’s gevoel voor humor.

Herken jij jezelf in bovenstaande vacature? Dan nodigen wij je graag uit om te reageren op deze functie. Dat kan onderstaand via "solliciteer direct online". Voor vragen of meer informatie kun je bellen naar contactinformatie en vragen naar Loes van Bart. Of mailen naar recruitment@psymens.nl.