Operationeel leidinggevende Servicebureau

Wat ga je doen?

Als operationeel leidinggevende geef je leiding aan het team Servicebureau, locatie Zwolle en Meppel, zodat zij op een dienstverlenende wijze zorg kunnen dragen voor de diensten die wij aanbieden. Je bent aanspreekpunt voor je medewerkers voor dagelijkse en functionele vraagstukken. Je draagt zorg voor het optimaal inrichten van processen en de implementatie daarvan. Daarnaast ben je integraal verantwoordelijk voor jouw bedrijfsonderdeel. Vanuit deze rol lever je een actieve bijdrage aan de keten Gastvrijheid en de divisie Inkoop - Facilitair bedrijf op het gebied van innovatie, verbeteren en onderlinge samenwerking.

Het team Servicebureau is het eerste aanspreekpunt voor onze medewerkers voor facilitaire diensten. Het team van ongeveer 10 medewerkers haalt energie uit het helpen en adviseren van medewerkers over onze diensten – zowel telefonisch, live als administratief. Zij zorgen onder andere voor de uitgifte van personeelspassen en helpen de medewerkers bij het reserveren van (interne) vergaderruimtes en catering. Ook monitoren zij de binnengekomen KWIS-meldingen zodat deze snel opgelost zijn.

Wat wordt er van je verwacht?

• Je bent leidinggevende en eindverantwoordelijke van dit team en draagt zorgt voor alle facetten die hierbij horen: uitvoeren van personeelsbeleid, werving en selectie, functioneringstrajecten, op peil houden van je personeelsbestand, opstellen van het jaarplan, beheren van je budget etc. Jij zorgt voor structuur, motivatie en snelheid binnen het team.
• Onze diensten en behoeftes van onze collega’s veranderen en daarmee de rol van het servicebureau ook. Je participeert samen met andere leidinggevenden en adviseurs in verschillende afdeling overstijgende projecten met als doel één servicebureau voor onze collega’s te zijn.
• Je stemt op operationeel niveau af met onze externe partijen. Hiervoor zorg je dat de doorlooptijd van klachten en of wensen zo kort mogelijk is. Hierbij zorg je ook dat de diensten goed zijn afgestemd op de wensen van onze klanten.
• Je onderhoudt nauwe contacten met de service desks Vastgoed en I&I. Zo zorg je dat jouw team weet wat de status is van lopende aanvragen.
• Samen met je team zorg je ervoor dat onze klanten weten welke diensten er zijn. Het registreren, archiveren, actualiseren en beschikbaar stellen van alle benodigde informatie aan alle betrokkenen is hier onderdeel van.
• Als eigenaar van het Ultimo portaal zorg je voor verbetering van de portaalgebruikers tevredenheid.
• Je verhoogt verschillende KPI's, zoals reductie van wachttijden/doorlooptijd van prioriteit tickets en percentage van heropende tickets.

Waar ga je werken?

Isala is een vooraanstaand ziekenhuis op het gebied van kwaliteit. Niet alleen waar het medische en verpleegkundige zorg betreft, maar ook in gastvrijheid en veiligheid.

Binnen Isala is de divisie Inkoop - Facilitair bedrijf, waar ongeveer 500 medewerkers en 400 vrijwilligers werkzaam zijn, leverancier van facilitaire diensten. Het Facilitair bedrijf is onderverdeeld in drie ketens, te weten Patiëntenservice, Gastvrijheid en Logistiek. Onze ambitie is van toegevoegde waarde te zijn voor de primaire zorg waar dit maar nodig is, zodat de continuïteit van de patiëntenzorg gewaarborgd is. Ook willen we onze patiënten, gasten en medewerkers een gastvrije en veilige omgeving bieden.

Als operationeel leidinggevende Servicebureau ga je werken in de keten Gastvrijheid. Deze keten bestaat uit 4 operationele afdelingen, te weten: Beveiliging - BHV, Servicebureau, Centrale balie en Vrijwilligers. Daarnaast is binnen de keten Gastvrijheid de verantwoordelijkheid belegd voor het contractbeheer van de restauratieve voorzieningen, het contractbeheer van de schoonmaak (met uitzondering van de kliniek) en organisatie van evenementen. Je ontvangt leiding van de ketenmanager Gastvrijheid en je werkt samen met collega-operationeel leidinggevenden, adviseurs van het Facilitair bedrijf en de evenementen coördinator. We werken vanuit dezelfde gedachte, het toevoegen van waarde voor de patiënt.

Wie ben je en wat breng je mee?

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als leidinggevende in een callcenter of servicecentrum, met veranderkundige expertise en een coachende stijl van leidinggeven.
• Je hebt een relevante hbo-opleiding afgerond, aangevuld met relevante trainingen en opleidingen op het gebied van klantcontact.
• Je bent communicatief sterk, duidelijk en respectvol. Je bent op samenwerking gericht, hebt oog voor ieders belangen en kan hierin schakelen en prioriteren als dit nodig is.
• Je bent benaderbaar, je luistert en vraagt door, zonder problemen over te nemen.
• Je weet de ziekenhuisorganisatie en jouw vakgebied te verbinden - zowel op de werkvloer als op strategisch niveau, binnen en buiten de organisatie.
• Je bent gericht op samenwerking, ook waar het klanten en andere disciplines binnen de organisatie betreft.
• Je hebt ervaring met projectmatig werken.
• Je bent gericht op continu verbeteren en hebt ervaring met agile werken.
• Ervaring met het FMIS systeem Ultimo is een pre.

Wat bieden wij?

• Wij bieden een zelfstandige functie met veel regelruimte binnen de keten Gastvrijheid. We werken vanuit dezelfde gedachte, namelijk het toevoegen van waarde voor de patiënt. De focus in jouw functie ligt met name op de kritische zorgafdelingen.
• In eerste instantie krijg je een aanstelling voor een jaar, voor 32 uur per week. We hebben de intentie dit dienstverband na een jaar om te zetten in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Omdat we de balans werk-privé erg belangrijk vinden, bepalen we de werktijden in overleg.
• De Cao Ziekenhuizen is van toepassing. De functie is ingedeeld in FWG 55 met een maximumsalaris van € 5.289,00 bruto per maand per 1 augustus (Cao-verhoging) bij een fulltime dienstverband. Inschaling zal gebeuren op basis van kennis en relevante werkervaring die jij meebrengt. De pensioenregeling is aangesloten bij het pensioenfonds Zorg en Welzijn.
• We bieden je een warm welkom en een uitgebreid on boarding- en inwerkprogramma. Daarnaast bieden we je een Lean training aan, omdat Lean onze werk- en verbetermethode is.
• Isala biedt goede secundaire arbeidsvoorwaarden. Zo hebben we een actieve personeelsvereniging en een eigen Centrum voor loopbaan en mobiliteit. Omdat we gezond en met plezier werken belangrijk vinden, hebben we een Isala breed programma "Sterk & Fit" met allerlei trainingen en workshops om (zowel mentaal als fysiek) fit te blijven en je werk met plezier te doen.

Wil je meer weten?

Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Annet Ruiter, ketenmanager Gastvrijheid, op telefoonnummer contactinformatie . Zij staat je graag te woord.

De sollicitatiegesprekken worden gepland in week 29. Een drijfverentest of ontwikkelassessment maakt deel uitonderdeel van de selectieprocedure.

Solliciteren kan uitsluitend via de sollicitatiebutton.