Projectleider documentbeheer

Heb je ervaring met documentbeheer en online samenwerken en weet je hoe je organisatieveranderingen soepel implementeert met een scherp oog voor structuur, beleid én uitvoering? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Dit ga je doen

Voor het verbeteren, vernieuwen en implementeren van het documentbeheer en online samenwerken binnen de Huisartsopleiding Utrecht zoeken wij per direct een projectleider voor 24 uur per week.  

Het betreft tijdelijke versterking om intern onze documentbeheerprocessen te optimaliseren en praktisch toe te passen. De nadruk ligt op het voorbereiden van stukken voor de besluitvorming voor het managementteam, het implementeren van beleid en het vertalen ervan naar werkbare afspraken.  

Je denkt actief mee over de verbetering van informatiebeheer en online samenwerking en werkt aan het opstellen van heldere, uitvoerbare werkafspraken passend bij onze organisatie. Daarbij zorg je ervoor dat alle betrokkenen binnen de organisatie dezelfde werkwijze (gaan) hanteren met betrekking tot het correct registreren, archiveren, opslaan en toegankelijk maken van documenten en dossiers. Je ziet erop toe dat het documentbeheer voldoet aan relevante wet- en regelgeving, zoals de AVG.

Je kerntaken zijn: 

• Voorbereiden, coördineren en begeleiden van de implementatie van documentbeheer en online samenwerken binnen de huisartsopleiding.
• Signaleren van knelpunten, inventariseren van wensen en proactief voorstellen doen ter verbetering.
• Voorbereiden van beleidsstukken en adviezen ter ondersteuning van besluitvorming door het managementteam.
• Vertalen van strategische keuzes naar concrete en werkbare processen en richtlijnen.
• Opstellen van heldere communicatie over nieuwe werkafspraken en procedures rondom documentbeheer en online samenwerken.
• Fungeren als verbindende schakel tussen beleid, uitvoering en ICT.
• Het creëren van draagvlak binnen de organisatie door het bevorderen van bewustwording en betrokkenheid.

Je maakt onderdeel uit van het team ICT, dat gevormd wordt door jou en drie collega’s; ieder teamlid heeft zijn eigen taak en gezamenlijk is het team verantwoordelijk voor het beheer, de implementatie van en het werken met diverse systemen bij de huisartsopleiding. Voor documentbeheer en online samenwerking is een bestaande SharePoint-omgeving beschikbaar, inclusief Teams. De huisartsopleiding heeft goede mogelijkheden zelf de functionaliteiten hiervan vorm te geven. Als projectleider werk je nauw samen met het ICT-team, maar ook met het management en de beleidsmedewerkers. Je hebt daarnaast contact met collega’s uit alle delen van de huisartsopleiding. Je legt verantwoording af aan het hoofd van de opleiding.  

Hier ga je werken

Huisartsopleiding Utrecht is een onderdeel van het Julius Centrum, een divisie van het UMC Utrecht. De huisartsopleiding hecht veel waarde aan goed georganiseerd en enthousiast onderwijs in het basiscurriculum, de vervolgopleiding en het postacademisch onderwijs. Doel is gemotiveerde huisartsen in opleiding te krijgen en goede huisartsen af te leveren. 

Door het College voor Accreditatie Huisartsen (CvAH) wordt de Huisartsopleiding Utrecht goed en positief beoordeeld. Vooral over de kwaliteit van de organisatie wordt waardering uitgesproken. 

De huisartsopleiding is een driejarige opleiding na het artsexamen. De opleiding is sterk praktijkgericht. In het eerste en derde jaar lopen de artsen in opleiding tot specialist (aios) stage in een huisartspraktijk. Hier staat het individuele leertraject centraal. In het tweede jaar wordt stage gelopen bij ziekenhuizen, GGZ-instellingen en verpleeghuizen. Als Utrechtse huisartsopleiding leiden we jaarlijks circa 300 huisartsen op en hebben we ongeveer 85 medewerkers. De opleiding is gevestigd in een monumentaal pand aan het Broederplein, naast Slot Zeist.   

Dit neem je mee

• HBO/WO werk- en denkniveau met aantoonbare ervaring met documentbeheer, implementatietrajecten en beleidsontwikkeling.
• Beschikbaarheid om zo spoedig mogelijk te starten (met implementatie uiterlijk begin 2026 als doel), beschikbaar voor 24 uur per week (werkdagen bij voorkeur dinsdag, woensdag en donderdag).
• Zelfstandig kunnen werken, goed kunnen anticiperen op veranderingen en een inschatting kunnen maken van wat deze veranderingen betekenen voor de uitvoering van je werkzaamheden.
• Sterke communicatieve vaardigheden; je weet ideeën en beleid duidelijk te vertalen en uit te dragen en de communicatie aan te passen aan de doelgroep.
• Je werkt secuur en je streeft naar hoge kwaliteit.
• Kennis van Microsoft 365-suite en dan met name van SharePoint. Prettig is kennis van de Microsoft Cloud-diensten en dan met name van Microsoft 365. Kennis van Microsoft Azure is welkom maar niet vereist.

Sollicitatie   

Graag ontvangen wij vóór 22 juni a.s. jouw sollicitatie met CV ter attentie van: 

De heer prof. dr. R.A.M.J. (Roger) Damoiseaux, hoofd Huisartsopleiding Utrecht.

E-mail:  [email protected]  

Inlichtingen 

Mevrouw drs. M.E.D (Monique) Filippo, plaatsvervangend hoofd Huisartsopleiding Utrecht en directeur intern.

E-mail: [email protected]   

Dit bieden we jou

• Een salaris tussen de € 3765 en € 5160 bruto per maand (schaal 9), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).
• Een tijdelijke aanstelling van maximaal 24 uur voor zes maanden 
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.
• Reis je met het OV naar je werk? Bij meer dan 7 km enkele reis krijg je deze kosten 100% vergoed. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan krijg je een vergoeding van € 0,18 per km (tot max. 40 km enkele reis met de auto).
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen.
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.