Medewerker Front office met management ondersteuningstaken

Ben jij proactief en nauwkeurig? Wij zoeken een gedreven Front Office-medewerker! Je combineert front office-taken, administratie en management-ondersteuning, terwijl je studenten professioneel te woord staat. Word jij onze onmisbare schakel?

Dit ga je doen

In deze veelzijdige functie ben je het aanspreekpunt voor zowel collega’s als studenten en combineer je werkzaamheden als front-office- taken door middel van werkzaamheden aan onze Studie-informatiepunt-balie met managementondersteuning.

Gezicht van het Studie-Informatiepunt (STIP):
Als één van de gezichten van het STIP ben jij een belangrijk aanspreekpunt voor studenten. Hier help je studenten aan de (front-office)balie, telefonisch of via e-mail met uiteenlopende vragen over onze opleidingen. Jouw kennis en servicegerichtheid maken je een waardevol visitekaartje van de afdeling Onderwijszaken. Het STIP-team bestaat uit zes enthousiaste collega’s die plezier en samenwerking hoog in het vaandel hebben staan. Verbeter ideeën ten aanzien van processen worden gewaardeerd. De balie delen wij met de collega's van TEL.

Managementassistentie voor twee afdelingen:
Je ondersteunt het hoofd van de afdeling Onderwijszaken en het hoofd van de afdeling Technologie en Leren (TEL). Je beheert agenda’s, organiseert afdelingsbrede overleggen voor beide afdelingen, verzorgt bestellingen, maakt verlofplanningen en houdt planborden actueel. Jouw ondersteuning is cruciaal voor een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden.

Je werkt met systemen als Osiris, MS Teams, Blackboard en andere onderwijstools. Omdat baliewerk een belangrijk onderdeel van je functie is, werk je regelmatig op locatie en af en toe vanuit huis.

Het betreft een uitdagende functie van 32 tot 36 uur per week waarin je echt het verschil kunt maken voor onze collega’s en studenten. Vind je de rol interessant maar wil je minder uren werken? Dan verzoeken we je om niet te solliciteren.

Klinkt dit als jouw nieuwe uitdaging? Solliciteer dan nu en versterk ons team! Tijdens een gesprek vertellen we je graag meer over deze dynamische en waardevolle rol.

De eerste gespreksronde staat gepland in de week van maandag 17 februari 2025.

Hier ga je werken

De afdeling onderwijszaken is onderdeel van het Onderwijscentrum. De afdeling bestaat uit 47 medewerkers en verleent diensten aan studenten, docenten en ondersteunende afdelingen. Binnen de afdeling zijn diensten samengebracht die we voor meerdere opleidingen, in een 'dedicated team', uitvoeren. Klanten zijn studenten, docenten, divisies in het UMC, gremia binnen de Universiteit Utrecht en externe partners en zorginstellingen. De opleidingen zijn de opdrachtgevers.

Onze dienstverlening vindt plaats in nauwe afstemming en samenwerking met de betreffende opleidingen. De medewerkers van de ondersteunende teams hebben elk een specifiek takenpakket, waaronder inschrijving studenten, resultaatverwerking, planning coschappen, organisatie van buluitreiking, organisatie van de selecties voor de universitaire bachelor en masteropleidingen en administratieve ondersteuning van specifieke onderwijslijnen. Zij werken in hoge mate zelfstandig. De sfeer op de afdeling is informeel en de lijnen zijn kort.

Dit neem je mee

Wij zoeken een proactieve, energieke en daadkrachtige collega die moeiteloos schakelt tussen diverse taken. Je hebt ervaring in administratieve werkzaamheden én in de rol van managementassistent. Het MS Office-pakket heeft voor jou geen geheimen en kennis van het studentinformatiesysteem Osiris en de leeromgeving Blackboard is een mooie pré.

We zoeken iemand met een vrolijke en positieve instelling, die betrouwbaar is en nauwkeurig te werk gaat. Deadlines schrikken jou niet af; je weet je werk goed te plannen en prioriteren. Je bent een echte teamspeler die samenwerkt met oog voor anderen en daarbij niet bang is om constructieve feedback te geven.

Ben je geïnteresseerd en wil je meer informatie, dan kun je contact opnemen met Nadine Nonnekes, teamleider Onderwijszaken: team Geneeskunde/SUMMA & team Studie-informatiepunt. Tel: contactinformatie . E: [email protected]. 

De vacature staat gelijktijdig intern en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Dit bieden we jou

• Een salaris tussen de € 2.932,- en € 3.923,- bruto per maand (schaal 7), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur). 
• Een dienstverband voor een jaar met uitzicht op een vast dienstverband. 
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%. 
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie. 
• Reis je met het OV naar je werk? Bij meer dan 7 km enkele reis krijg je deze kosten 100% vergoed. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan krijg je een vergoeding van € 0,18 per km (tot max. 40 km enkele reis met de auto). 
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen. 
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.