Hoofd Management Ondersteuning - afdeling Verloskunde & Gynaecologie

Intro

Ben jij een ervaren leidinggevende met een duidelijke visie op het vakgebied van managementondersteuning? Heb je ervaring in het bevorderen van de ontwikkeling van een team en ben je in staat om werkprocessen te structureren en te verbeteren? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Als Hoofd Management Ondersteuning bij Verloskunde & Gynaecologie ben je verantwoordelijk voor het initiëren van verandering, het begeleiden van medewerkers, en het organiseren van de ondersteuning binnen de organisatie. Je geeft leiding aan een team en zorgt ervoor dat de afdeling goed functioneert en toekomstbestendig blijft.

• In deze functie ben je primair verantwoordelijk voor het team van elf ondersteuners. Je begeleidt het team in verschillende HR-processen, waaronder het verzuimbeheer, het voeren van de jaargesprekken, het wervings- en selectieproces, en het opstellen en uitvoeren van het rooster- en verlofbeleid. Je zorgt ervoor dat het team continue ontwikkelingsmogelijkheden heeft door middel van opleidingen en trainingen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het structureren van werkprocessen en het bevorderen van verbeteringen om de efficiëntie en effectiviteit van het team te verhogen. Jij zorgt ervoor dat de afdeling toekomstbestendig blijft door proactief veranderingen in de organisatie aan te sturen en de werkprocessen steeds verder te ontwikkelen. Je bent ook de initiator in andere afdelingen in de nieuwe manieren van werken op het gebied van Microsoft, AI en managementtools.

• Je bent betrokken bij diverse projectmanagementtaken voor Verloskunde & Gynaecologie maar ook afdelingsoverstijgend. Je leidt projecten op het gebied van huisvesting en ondersteunt bij verschillende afdelingsspecifieke projecten. Dit betekent dat je zowel de voortgang als de uitvoering van deze projecten bewaakt, zorgt voor tijdige en juiste inzet van resources, en het succes van de projecten volgt.

• Binnen de organisatie vervul je een coördinerende rol, waarbij je bijvoorbeeld verantwoordelijk bent voor de organisatie van het jaarverslag. Je fungeert als het belangrijkste aanspreekpunt voor verschillende interne afdelingen, waaronder IT, schoonmaak, facilitair en audit, en zorgt voor een efficiënte en gestructureerde communicatie tussen deze afdelingen. Je zorgt ervoor dat de interne processen goed op elkaar aansluiten, waardoor de organisatie optimaal kan functioneren.

• Je onderzoekt en brengt advies uit, samen met de leidinggevende(n) van de ondersteuning Kind, over de kansen en mogelijkheden voor gerichte samenwerking met de andere secretariaten binnen het VrouwKind Centrum.

• Tot slot ben je ook verantwoordelijk voor het beheer en de archivering van onderzoeks- en historisch materiaal. Dit betekent dat je ervoor zorgt dat er een gestructureerde en toegankelijke archiefsystematiek bestaat voor alle relevante documenten, zodat deze altijd op de juiste manier beheerd en gearchiveerd zijn.

Wat neem je mee?

• Ruim 5 jaar ervaring als leidinggevende in een vergelijkbare functie.
• Je hebt een heldere visie op het vakgebied van managementondersteuning en weet deze visie om te zetten in acties.
• Je hebt ervaring met het ontwikkelen en begeleiden van medewerkers.
• Je hebt een visie op en ervaring met het werken met AI en diverse managementtools.
• Je bent in staat om werkprocessen te structureren en te verbeteren.
• Je beschikt over aantoonbaar uitstekende communicatieve vaardigheden en ervaring in het coördineren van verschillende afdelingen.
• Je hebt ervaring met projectmanagement en het beheren van diverse projecten.
• Je werkt zelfstandig, bent proactief en in staat om meerdere prioriteiten tegelijkertijd te managen.

.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 9: € 3.655 tot € 5.010 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris. Vanaf 1 juli 2025 is er een salarisverhoging van 3%. Zie hier meer informatie over de verbeterde arbeidsvoorwaarden.
• Vakantie-uren: 190,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding à €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Waar ga je werken?

De afdeling Verloskunde & Gynaecologie van het Amsterdam UMC bestaat uit de pijlers verloskunde, benigne gynaecologie, oncologische gynaecologie en voortplantingsgeneeskunde. Op de afdeling werken gepassioneerde professionals die grensverleggende, hoog gekwalificeerde specialistische patiëntenzorg en spoedeisende hulp bieden (voor vrouwengeneeskunde).

Je gaat leiding geven aan een team van ervaren (11) collega’s. Zij zijn verantwoordelijk voor de algemene secretariële, administratieve, projectmatige en planmatige ondersteuning van de afdeling. Als management ondersteuners zijn en voelen zij zich verantwoordelijk om de leidinggevenden van de subafdelingen te ontzorgen door de uit hun functie voortvloeiende ondersteunende, administratieve en faciliterende zaken efficiënt op te pakken. Hierdoor zijn de (hiërarchisch) leidinggevenden in staat om hun werk volgens de kernwaarden (verantwoordelijk, vernieuwend, empathisch en professioneel) uit te oefenen.

Gedurende de publicatietermijn worden sollicitaties worden doorlopend behandeld. Bij invulling van de vacature wordt deze voortijdig gesloten. 

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je ia terecht bij Prof. DR. Christianne de Groot via cj.degroot@amsterdamumc.nl.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Tanja Hart, Recruitment adviseur, via 06-21603178 of via t.hart@amsterdamumc.nl.

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Bekijk wat het inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is. 

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.