Secretaresse Radiotherapie

Wat ga je doen

Je start de dag met het checken van de mailbox en agenda’s van het bestuur en het managementteam. Prioriteiten stellen is jouw tweede natuur, dus je schuift hier en daar wat afspraken en zorgt dat alles strak gepland staat. Ondertussen krijg je een telefoontje: er moet met spoed een vergaderzaal en catering geregeld worden geregeld. Geen probleem, jij schakelt snel en regelt het in een paar klikken.

Tussen de bedrijven door beantwoord je vragen van collega’s en externe contacten, jij bent immers het eerste aanspreekpunt. Daarna bereid je een sollicitatieprocedure voor een nieuwe medewerker en help je een promovendus met een vraag. In de middag notuleer je bij een belangrijk overleg. Hierna ga je aan de slag met het controleren van de facturen.

De dag vliegt voorbij en voordat je afsluit, controleer je nog even of alle deadlines goed in de gaten worden gehouden. Een veelzijdige, dynamische dag waarin jij het secretariaat soepel laat draaien!

Klinkt dit als jouw ideale werkdag? Kom ons team versterken bij de afdeling Radiotherapie van het UMCG!

De functie betreft alle voorkomende secretariële werkzaamheden ter ondersteuning van het bestuur en het managementteam. De taken bestaan o.a. uit:

• het beheren van (uitdagende) agenda’s en mailboxen in Outlook, hierbij rekening houdend met prioriteiten;
• het organiseren en notuleren van vergaderingen en andere bijeenkomsten;
• je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen van verschillende personen binnen en buiten de afdeling;
• het bewaken van deadlines van de afdeling;
• het reserveren van vergaderzalen via Officebooking en het reserveren van catering;
• verzorgen van sollicitatie- en aanstellingsprocedures van nieuwe medewerkers en (PhD) studenten uit binnen- en buitenland;
• het ondersteunen van promovendi bij administratieve handelingen;
• het maken van de weekrapportage Radiotherapie;
• je bent administratief budgethouder en 1e controleur voor de facturen en bestellingen in ERP (het facturering- en bestelsysteem UMCG);
• het controleren en accorderen van declaratieformulieren patiënten;
• het verwerken van ziek- en betermeldingen.

Het betreft een zelfstandige functie waarbij je samen met drie collega’s zorgt voor een goede continuïteit van het totale secretariaat van de afdeling. Bij afwezigheid vervang je elkaar op het secretariaat. Verder beschik je over een goede dosis humor, collegialiteit en relativeringsvermogen.

Werkomgeving

De afdeling Radiotherapie van het UMCG behandelt ruim 4.900 patiënten per jaar. Op de afdeling werken circa 400 medewerkers uit diverse disciplines. De afdeling beschikt over de meest geavanceerde apparatuur om radiotherapie op het allerhoogste niveau toe te kunnen passen. De afdeling heeft 3 behandellocaties: de polikliniek aan Fonteinstraat 18, het Protonentherapiecentrum op het terrein van het UMCG en een locatie in Emmen.

Voor de locatie in het UMC Groningen zijn wij op zoek naar een ervaren, energieke en pro actieve directiesecretaresse die het team van secretaresses op de afdeling Radiotherapie komt versterken. Je gaat hoofdzakelijk werken voor het bestuur en het managementteam van de afdeling. Het team en de afdeling zijn internationaal waardoor werkzaamheden ook in het Engels plaatsvinden.

Wat vragen wij

• MBO werk- en denkniveau
• een afgeronde (directie)secretaresse opleiding
• minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, in een omgeving van vergelijkbare omvang/complexiteit
• een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en goede beheersing van de Engelse taal
• ervaring met notuleren
• beschikt over uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden
• beheerst het Office365 pakket en kan werken met Microsoft Teams
• stressbestendig, flexibel, accuraat, initiatiefrijk en goed prioriteiten kunnen stellen
• zowel goed zelfstandig, als in teamverband kunnen werken
• onder tijdsdruk hoofd- en bijzaken goed kunnen onderscheiden
• ervaring met Corsa en iBabs is een pré

Wat bieden wij

Een dynamische werkomgeving en de kans jezelf verder te ontwikkelen. Het betreft een arbeidsovereenkomst van 32 tot 36 uur per week (1fte), voor de duur van een jaar, met uitzicht op een vaste aanstelling. Het salaris bedraagt maximaal € 3.923,- bruto per maand (schaal 7) afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Voor vragen over de functie

Als je vragen hebt over de inhoud van de functie, vinden we het leuk om van je te horen. Neem gerust contact op.

Solliciteren

Solliciteren kan uitsluitend via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina, tot en met 6 mei 2025.
Binnen een half uur na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie.

Solliciteer