Secretaresse Raad van Bestuur

Ben jij een ervaren organisatietalent met een scherp oog voor detail? Ben jij die proactieve secretaresse die energie haalt uit het ondersteunen van onze Raad van Bestuur?

Dan zijn wij op zoek naar jou! 

Wat ga je doen?

Als secretaresse bij het bestuurssecretariaat ben jij, samen met je collega’s, de drijvende kracht achter de ondersteuning van de Raad van Bestuur. Je schakelt moeiteloos tussen organisatorische, communicatieve en inhoudelijke taken en weet als geen ander het overzicht te bewaren in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is. 

Wat maakt deze rol zo bijzonder?
Je bent de spil in het web. Je houdt meerdere ballen tegelijk in de lucht, stelt prioriteiten met gemak en ziet verbanden tussen uiteenlopende onderwerpen. Werken onder druk? Dat is waar jij in
uitblinkt, juist dan kom jij tot je recht. 

Een greep uit je werkzaamheden:

• Je beheert de complexe agenda’s van de bestuurders en regelt afspraken met interne en externe relaties op alle niveaus.
• Je onderhoudt contacten met lokale, regionale en landelijke instanties en weet precies wanneer je moet doorpakken.
• Je ontvangt bezoekers, beantwoordt vragen en zorgt voor een warm welkom.
• Je leest de binnenkomende (digitale) post, beoordeelt deze op relevantie en prioriteit, zorgt daar waar nodig voor verspreiding en handelt deze zo nodig zelf af.
• Je handelt inkomende telefoontjes professioneel en efficiënt af.
• Je stelt brieven, memo’s en e-mails op, vaak op basis van slechts enkele aanwijzingen.
• Je zorgt dat de bestuurder goed voorbereid aan vergaderingen deelneemt.
• Je bewaakt de voortgang van werkzaamheden en toezeggingen van de bestuurder, en voorkomt onnodige onderbrekingen.
• Je werkt intensief samen met je collega’s binnen het bestuurssecretariaat en springt bij waar nodig en je vervangt je collega bij afwezigheid.

Kortom: een rol vol afwisseling, verantwoordelijkheid en impact. Ben jij klaar om het verschil te maken in een omgeving waar jouw talenten écht tot hun recht komen? 

Waar ga je werken?

In deze veelzijdige functie werk je deels voor één van de leden Raad van Bestuur en ben je op andere dagen de drijvende kracht bij de backoffice. Wanneer je collega-secretaresse afwezig is, ben jij het eerste aanspreekpunt – een rol waarin jouw zelfstandigheid en professionaliteit echt tot hun recht komen.

Samen met je collega-secretaresses zorg je voor de volledige ondersteuning van de Raad van Bestuur. Je coördineert en plant overstijgende afspraken en bijeenkomsten, houdt overzicht over acties die voortkomen uit vergaderingen en zorgt dat alles tot in de puntjes wordt afgehandeld. Complex agendabeheer, post- en mailverwerking en het opstellen van correspondentie? Jij draait er je hand niet voor om. En gastvrijheid? Die zit bij jou in het DNA.

Je komt terecht in een klein, hecht en gezellig team, met veel verbinding binnen én buiten Isala. Het is een uitdagende functie in een dynamische omgeving die volop in beweging is – en jij beweegt mee.

Klaar om het verschil te maken? We kijken uit naar jouw bijdrage! 

Wie ben je en wat breng je mee?

• Je beschikt over een relevante beroepsopleiding op minimaal mbo+ -niveau.
• Je hebt ruime kennis van de gangbare automatiseringspakketten, vooral in MS Office.
  Kennis van I-Babs en Teams is een pre.
• Je hebt een zeer ruime werkervaring als (bestuurs)secretaresse.
• Je hebt geen “nine to five” mentaliteit.
• Je hebt het vermogen om gestructureerd te werken, zaken goed te regelen en overzicht te houden wanneer de dag anders loopt dan verwacht.
• Je beschikt over goede contactuele en schriftelijke vaardigheden.
• Je hebt een proactieve houding en je bent een kei in organiseren en plannen.
• Je hebt een scherp oog voor detail en werkt nauwkeurig/gestructureerd.
• Je hebt gevoel voor discretie, je hebt gevoel voor verhoudingen en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken binnen een omgeving die volop in ontwikkeling is.
• Je staat stevig in je schoenen, bent stressbestendig en zeer flexibel en ervaart de dynamiek van het secretariaat als een uitdaging.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, hebt humor, je bent gastvrij en bent optimistisch.
• Je bent beschikbaar om op de volgende dagen te werken: dinsdag, woensdag, donderdag en wisselend op de vrijdagen. 

Wat bieden wij?

• In eerste instantie krijg je een aanstelling voor een jaar. We hebben de intentie dit dienstverband om te zetten naar onbepaalde tijd als deze wens van beide kanten bestaat.
• We zoeken een collega die 24 tot 26 uur per week komt werken. Het exact aantal contracturen bepalen we samen in overleg.
• We bieden jou een zeer afwisselende baan in een team met fijne collega’s. We zorgen ervoor dat je goed wordt ingewerkt.
• De Cao Ziekenhuizen is van toepassing. De functie is ingeschaald in FWG 45 met een huidig maximumsalaris van € 4.177,00 bruto  per maand bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). Inschaling zal gebeuren op basis van de kennis en relevante werkervaring die jij meebrengt. De pensioenregeling is aangesloten bij het pensioenfonds Zorg en Welzijn.
• Je welkom voelen en werken aan je ontwikkeling vinden we belangrijk. Daarom bieden we je een warm welkom met een goed inwerktraject en scholings- en ontwikkelmogelijkheden.
• Ook onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden zijn goed en vormgegeven in een meerkeuzesysteem. We beschikken over een eigen Centrum voor Loopbaan & Mobiliteit en hebben het programma "Sterk & Fit" met een uitgebreid aanbod van allerlei trainingen en workshops om fit te blijven en met plezier je werk te doen.
• Bij Isala mag je gebruikmaken van Benefits at Work: een voordelenplatform bij meerdere grote en kleine bedrijven.
• Woon je nog niet in de omgeving Zwolle? Dan is een nieuwe baan met daarbij een groenrijke woonomgeving een fijn perspectief voor de toekomst. 

Wil je meer weten?

Spreekt deze vacature je aan en/of heb je nog vragen over deze vacature en/of onze afdeling dan kun je contact opnemen met Gemmie Weenink, operationeel leidinggevende Bestuurssecretariaat, via contactinformatie , of via contactinformatie . 

Solliciteren kan uitsluitend via de sollicitatiebutton. De sollicitatiegesprekken worden in overleg gepland.