Secretaresse

Wat ga je doen

In deze afwisselende functie is het jouw hoofdtaak om de afdeling paramedische en psychosociale vakken te ondersteunen. Je verricht alle voorkomende werkzaamheden op secretarieel, administratief, vergader- en organisatorisch gebied. Je ondersteunt de clustermanager, beheert zijn agenda, coördineert afspraken en biedt ondersteuning bij het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten. Hierbij houd je rekening met prioriteiten en bewaak je acties en handel je deze ook deels af. Daarnaast ondersteun je de hoofden van de vakgroepen voor het maken van afspraken en het plannen van jaargesprekken. Ook zijn er taken voor de verschillende vakgroepen zoals de planning van de uren in OWS. Je bent ook verantwoordelijk voor personeelszaken binnen de afdeling op het gebied van sollicitatieprocedures en aanstellingen van nieuwe medewerkers en stagiaires.

Andere taken zijn:

• Bestellingen van kantoorartikelen, attenties, bloemen en facilitaire zaken.
• Ondersteunen bij de organisatie van jubilea of afscheid van medewerkers door het reserveren van locaties en het regelen van de catering.
• Je draagt verantwoordelijkheid voor archivering van alle stukken.
• Je notuleert zo nu en dan vergaderingen.
• Je draagt bij aan de verdere ontwikkeling van de afdeling.

Je bent onderdeel van een groter team dat secretariele ondersteuning biedt aan de afdelingen binnen het cluster. Je werkt hier nauw mee samen en je vervangt elkaar waar dat nodig is.

Werkomgeving

De afdeling Paramedische en Psychosociale vakken (PP) is een nieuw op te richten afdeling binnen het UMCG en is onderdeel van het Cluster PRP (Psychiatrie, Revalidatie, Paramedisch en psychosociaal). De afdeling PP bestaat momenteel uit de vakgroepen Medisch Maatschappelijk Werk, Diëtetiek en Geestelijke verzorging.

Wat vragen wij

• Je hebt een diploma MBO+/HVO, aangevuld met een secretaresseopleiding of een daaraan gelijkwaardige opleiding.

Competenties
Organisatie en Prioriteiten: Je kunt goed organiseren, je werk efficiënt indelen en openstaande acties goed managen. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en stelt de juiste prioriteiten.
Communicatie: Je beschikt over uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden.
Werkstijl: Je werkt accuraat en systematisch, bent stressbestendig en effectief, ook onder druk.
Samenwerking: Je kunt zowel goed zelfstandig als in teamverband werken.
Proactiviteit: Je bent gemotiveerd, houdt van ondersteunen en hebt passie voor het secretaressevak. Je bent proactief.
Technische Vaardigheden: Je hebt bij voorkeur goede vaardigheden in het werken met Word, Excel, Outlook, PowerPoint en Ibabs.

Wat bieden wij

Een inspirerende werkomgeving met gemotiveerde collega’s en de kans om je verder te ontwikkelen op een zeer boeiende plek in het UMCG. Je zult primair werkzaam zijn op locatie Groningen. Het betreft een arbeidsovereenkomst voor 24 tot 32 uur per week (0.67 – 0.89 fte); in eerste instantie tijdelijk met uitzicht op een vast dienstverband. Je salaris bedraagt maximaal € 3.571,- bruto per maand (schaal 6) afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Voor vragen over de functie

Als je vragen hebt over de inhoud van de functie, vinden we het leuk om van je te horen. Neem gerust contact op.

Solliciteren

Solliciteren kan uitsluitend via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina, tot en met 16 maart 2025.
Binnen een half uur na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie.

Het UMCG voert een preventief Hepatitis B beleid. Indien vereist voor de functie kan het UMCG de vaccinatie verzorgen. Voor bepaalde beroepsgroepen wordt bij indiensttreding een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) gevraagd.

Solliciteer