Secretaresse / administratief medewerker raad van bestuur

Intro

Ben jij een georganiseerd administratief talent dat uitdagingen proactief en met enthousiasme aanpakt? Dan zijn we op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Als secretaresse / administratief medewerker bij de raad van bestuur ben je een onmisbare schakel binnen ons team. Je bent verantwoordelijk voor het contractbeheer en je verzorgt de ondertekening en het bijbehorende proces voor overeenkomsten die ondertekend dienen te worden door de raad van bestuur. Ook draag je zorg voor het efficiënt beheren van dossiers, speel je een proactieve rol bij het optimaliseren van de archiveringsprocessen en houd je het lopende archief up-to-date. Je verwerkt inkomende e-mailberichten en archiveert in- en uitgaande post.

Daarnaast behoren enkele officemanagementtaken waaronder het bestellen van keuken- en kantoorartikelen tot je takenpakket.

Tevens neem je indien nodig gemakkelijk werk van collega’s van het secretariaat van de raad van bestuur over. Je verricht je werkzaamheden in nauwe samenwerking met de overige collega’s van het secretariaatsteam en met de stafadviseurs.

We zijn op zoek naar versterking van ons team in de vorm van twee parttime medewerkers of één fulltime medewerker.

Wat neem je mee?

• Hbo werk- en denkniveau en minimaal een afgeronde MBO-opleiding in een administratieve of secretariële richting.
• Kennis van en ervaring met secretariële, administratieve en organisatorische procedures rondom post- en archiefbeheer.
• Kennis van en ervaring met het beheer van contracten of de ambitie om deze te verwerven.
• Ervaring in een vergelijkbare rol is een pré, maar talent voor organisatie en positieve energie zijn minstens zo belangrijk.
• Goede contactuele eigenschappen, je beweegt je makkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie en je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen.
• Communicatieve vaardigheden (Nederlands en Engels), Microsoft Office, Outlook en digitaal werken zijn voor jou geen enkel probleem.
• Teamspirit en zelfstandigheid. Jij werkt graag samen, maar ook goed alleen. Daarnaast ben je flexibel, zowel in werktijden, werkplek als het ondersteunen en werk overnemen van collega's.
• Integriteit. Vertrouwelijke informatie blijft bij jou vertrouwelijk.
• Professionaliteit, doortastendheid, klantgerichtheid en discretie.
• Plezier in het ondersteunen van meerdere personen tegelijkertijd, je hebt een hoog werktempo en bent stressbestendig.

.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 2.932 tot € 3.923 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 186,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding à €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Waar ga je werken?

De dienst Bestuursondersteuning en Juridische Zaken (BJZ) adviseert en ondersteunt de raad van bestuur en de raad van toezicht op het gebied van bestuurlijke en juridische zaken. De medewerkers van BJZ vormen een team van professionele en zelfstandige medewerkers, gericht op effectieve, efficiënte en representatieve ondersteuning van de raad van bestuur en raad van toezicht.

Je maakt deel uit van het secretariaat van de raad van bestuur, dat valt binnen de dienst Bestuursondersteuning en Juridische Zaken (BJZ) en werkt op beide locaties van Amsterdam UMC. Dit team bestaat uit 11 collega's die ieder een eigen focus hebben en tevens een team vormen. Collega's kunnen elkaars werkzaamheden dan ook zonder problemen overnemen. We werken op beide locaties, afgewisseld met thuiswerken en ook daarin zijn we flexibel. 

De eerste ronde sollicitatiegesprekken zal plaatsvinden op 9 december 2024 en de tweede ronde op 16 december 2024. Wij vragen je om hier alvast rekening mee te houden.

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie kun je terecht bij Marion Zeeman, bureaumanager raad van bestuur, via 020-44 42511.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Charlotte Veen, Recruitment Adviseur, via 06 21909282  of c.s.veen@amsterdamumc.nl.

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Lees hier wat dit inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.