Managementassistent Facilitair Bedrijf

Als managementassistent bied je ondersteuning aan twee leden van het MT van het FB en zorg je voor het officemanagement van enkele ondersteunende afdelingen. Zo houd je je o.a. bezig met complex agenda beheer en het organiseren van bijeenkomsten.

Dit ga je doen

Als managementassistent voer je het (complex) agendabeheer van de twee MT leden en je ondersteunt bij administratieve en organisatorische taken, waaronder het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, en het voorraadbeheer van kantoorartikelen. Op kantoor zorg je dat alle dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen. Incidenteel ondersteun je bij administratieve werkzaamheden van het leiderschapsteam. Je werkt nauw samen met de directiesecretaris die de directeur ondersteunt.

Jouw verantwoordelijkheden bestaan uit:

• Complex agendabeheer waaronder het plannen en voorbereiden van afspraken.

• Voorbereiden en uitwerken van vergaderingen.

   

• Opvolgen van actielijsten.

   

• Organiseren van bijeenkomsten, grotere vergaderingen en evenementen namens het FB.

   

• Office management van MT en enkele ondersteunende

• Ontvangen van gasten.                                                   

• Afhandelen van binnenkomende verzoeken, zoals bestellingen (bv kantoorartikelen).

Hier ga je werken

Het Facilitair Bedrijf (FB) zorgt dat onze collega’s zich kunnen focussen op hun kerntaken. Het Facilitair Bedrijf wil op facilitair gebied de partner en het expertisecentrum zijn voor de primaire processen van het UMC Utrecht. Dit doen wij door voor patiënten, studenten, medewerkers en bezoekers een veilige en gastvrije omgeving aan te bieden.

Het Facilitair Bedrijf bestaat uit de afdeling Soft Services, met de clusters Logistiek, Voeding, Schoon Gebouw en Omgeving, Veilige Werkomgeving en het Klantcentrum, en de afdeling Technologie & Beheer met drie clusters Gebouwenbeheer & Inrichting, Energievoorziening en Medische Technologie en Klinische Fysica. Daarnaast zijn er binnen het FB een aantal ondersteunende afdelingen, zoals Stralingsbescherming en Ontwikkeling & Advies. Het Management Team van het FB bestaat uit een directeur en twee managementteamleden, die leidinggeven aan de Soft Services en Technologie & Beheer.

Dit neem je mee

• Je hebt hbo werk- en denkniveau en hebt bij voorkeur een diploma Directiesecretaresse of Managementassistent.

   

• Je hebt bij voorkeur werkervaring in een soortgelijke functie, met name ervaring met complex agenda beheer.

   

• Je hebt bij voorkeur ervaring met het werken in een complexe organisatie.

   

• Je hebt een goede beheersing van MS-Office pakketten en Teams.

   

• Je behoudt het overzicht in een grote diversiteit van taken, ontwikkelingen of processen en weet prioriteiten te stellen.

   

• Je bent stressbestendig, integer en flexibel.

   

• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

   

• Je bent proactief, verbindend en je denkt in oplossingen.

• Je bent positief ingesteld en kan goed samenwerken met oog voor anderen.

   

• Je vindt het leuk om nieuwe dingen op te pakken.

Dit bieden we jou

• Een salaris tussen de: € 2599 en € 3571 bruto per maand (schaal 6), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.
• Reis je met het OV naar je werk? Bij meer dan 7 km enkele reis krijg je deze kosten 100% vergoed. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan krijg je een vergoeding van € 0,18 per km (tot max. 40 km enkele reis met de auto).
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen.
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.