Managementassistent afdeling Ethiek, Recht en Humaniora

Intro

Na jarenlange trouwe dienst gaat onze managementassistent welverdiend genieten van haar pensioen. We zoeken daarom iemand die haar mooie takenpakket als managementassistent wil gaan overnemen!

Wat ga je doen?

Na jarenlange trouwe dienst gaat onze managementassistent welverdiend genieten van haar pensioen. We zoeken daarom iemand die haar mooie takenpakket wil gaan overnemen. Als managementassistent ben je een belangrijke schakel binnen de afdeling Ethiek, Recht en Humaniora. Je bent namelijk het aanspreekpunt voor medewerkers en gasten en je draagt de verantwoordelijkheid voor het coördineren van administratieve en secretariële processen. Je ondersteunt zowel het afdelingshoofd als het managementteam van de afdeling, en geeft collegiaal leiding aan het team van ondersteuners.

Daarnaast:

• Bereid je MT vergaderingen voor en maak je verslagen. Je helpt op initiatief van het MT nota’s opstellen en werkt hierbij standpunten en visies uit, en je bewaakt voortgang van de actiepunten. Je ondersteunt op deze wijze bij de ontwikkeling van het afdelingsbeleid.
• Beheer je de agenda van het afdelingshoofd, beoordeel je de functionaliteit, duur en prioriteit van afspraken en scherm je deze zo nodig af.
• Ben je aanspreekpunt voor in- en externe relaties bij diverse beheersmatige of projectmatige onderwerpen.
• Coördineer en verricht je administratieve, organisatorische activiteiten en financieel-administratieve werkzaamheden.
• Coördineer je de werkzaamheden van het secretariaat en zorg je hierin voor afstemming tussen de diverse betrokkenen.
• Bewaak je het beheer van complexe administraties en de juiste toepassing van procedures en werkwijzen. Je neemt zo nodig initiatief in het vernieuwen van deze administratieve processen. Je signaleert knelpunten in afhandeling, informatievoorziening, procesgang et cetera en lost dit zo mogelijk zelfstandig op.

Wat neem je mee?

• Minimaal een afgeronde mbo 4-opleiding.
• Ervaring met leidinggeven en het ondersteunen van managementteams, bij voorkeur in een grote onderwijs-/onderzoeks- of zorginstelling.
• Ervaring in het werken met Excel, Outlook, Word en je bent vaardig in projectmanagement en financiële systemen. Daarnaast hebben administratieve systemen weinig geheimen voor je of deze maak je je snel eigen.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Je bent pienter, communicatief, collegiaal en open. Je bent proactief, je kunt goed zelfstandig werken en neemt verantwoordelijkheid voor je eigen werk, maar je bent ook zeker een teamplayer die ervan geniet om in goede afstemming met collega’s zaken zo goed en soepel mogelijk te laten verlopen in een team.  Je kiest bewust voor het werken in een academische omgeving, waarin gedreven maar plezierig en op informele wijze met elkaar wordt samengewerkt. Je bent flexibel maar hebt tegelijkertijd oog voor een gezonde werk/privé balans en je zet er vanzelfsprekend op in om die balans in stand te houden, zowel bij jezelf als bij je collega’s.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 8: € 3.330 tot € 4.429 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 190,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding à €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.
• Na een gedegen inwerkperiode de mogelijkheid om gedeeltelijk vanuit huis te werken. 
• De mogelijkheid om 4x9 te werken (functie kan ook worden ingevuld door 2 parttimers).

Waar ga je werken?

De afdeling Ethiek, recht en humaniora richt zich, binnen divisie ’Eerstelijnszorg, Public Health en Methodologie’, in onderwijs en onderzoek vooral op het bieden van reflecties op goede en verantwoorde zorg. Dat doen we vanuit vier verschillende secties, namelijk klinische ethiek support & integriteit, ethiek van zorg, gezondheidsrecht en participatie & diversiteit.

De afdeling bestaat uit ongeveer 75 medewerkers die zich bezighouden met onderwijs, onderzoek en valorisatie. Onze medewerkers zijn erg betrokken en enthousiast voor hun werk. Er wordt in teamverband gewerkt, zowel in onderwijs als in onderzoek. Ook is er “Xendens”, het expertisecentrum van waaruit we  o.a. trainingen moreel beraad en PAR trainingen verzorgen. Je zult als managementassistent ook nauw samenwerken met de mensen die Xendens leiden. Vanuit de afdeling verzorgen we ook moreel beraad (vaak aan externe partijen), de cursus Research Integrity (voor alle PhD’s van Amsterdam UMC) en de PAR training van de School for Participation.

De afdeling ERH wil graag een diverse en inclusieve afdeling zijn en nodigt daarom met nadruk mensen uit die die diversiteit en inclusiviteit versterken.

Sollicitaties zullen doorlopend in behandeling worden genomen en de vacature zal mogelijk eerder sluiten wanneer er een geschikte kandidaat is gevonden. Heb je interesse? Wacht dan niet met solliciteren!

Voor vragen kun je terecht bij Mariëtte van den Hoven, het afdelingshoofd (je direct leidinggevende in deze functie), via m.a.vandenhoven@amsterdamumc.nl. Aarzel niet om je vragen te stellen, de match moet er immers van beide kanten zijn.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Charlotte Veen, Recruitment Adviseur, via 06-21909282 of c.s.veen@amsterdamumc.nl. 

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Lees hier wat dit inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.